Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Mavaja verkkokaupan asiakas-, tilaus-, laskutus-, ja markkinointitietorekisteri.

Rekisterinpitäjä

Mavaja verkkokauppa
Y-tunnus: 0107537-0
asiakaspalvelu@mavaja.fi
+358 447791359  (Ei tekstiviestejä)

Yhteydenotto rekisteriä koskevissa asioissa

+358 447791359
asiakaspalvelu@mavaja.fi

Rekisteröidyt

Kaikki yrityksen verkkokaupan asiakkaat ja asiakkaan ilmoittamat yhteyshenkilöt, sekä potentiaaliset asiakkaat, joiden kanssa on oltu yhteydessä yrityksen palveluiden tilaamiseen liittyen.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja säilytysaika

Rekisterin tarkoitus on asiakkuuksien hallinta, sekä asiakkaiden kanssa yhteydenpito ja tilausten laskuttaminen. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin tarkoituksiin, palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen, sekä asiakkaille tiedottamiseen. Tietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös asiakastiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen, markkinointiin, mainontaan ja suoramarkkinointiin. Asiakas voi halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asiakas voidaan katsoa yrityksen asiakkaaksi. Lisäksi on olemassa lakisääteisiä velvoitteita, jotka pakottavat säilyttämään tiettyjä tietoja asiakkaasta, esimerkiksi kirjanpitotositteita on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, johon tiedot kohdistuvat. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeellista tulevan mahdollisen yhteistyön aikaansaamiseksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan yrityksen asiakastietorekisteristä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, yhteystiedot, sähköpostiosoite, lähin postin noutopiste
• Yrityksen nimi, Y-tunnnus, yhteystiedot ja toimiala jos asiakas on yritys
• Asema organisaatiossa
• Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (kuten mahdolliset laskutustavat, asiakkaan antamat lisätiedot, ostetut tuotteet ja palvelut, laskutetut tai laskutettavat työt)
• Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista ja tuotteista, sekä niiden toimituksesta
• Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot maksamisesta ja laskuttamisesta
• Tekniset tiedot, sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot
• Rekisteröidyn tiedustelut, kommentit ja muut käyttäjän reaktiot verkkokaupass
• Käyttäjän lähettämä aineisto (esimerkiksi valokuva), asiakaspalaute, luvat, suostumukset ja kiellot
• Teknisesti kerättyä tietoa verkkopalvelun käytöstä esim. IP-osoite ja sijaintimaa tai -kaupunki
• Rekisterinpitäjä voi verkkosivustollaan kerätä palveluiden käytöstä tietoa evästeillä, Cookies.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää yritystä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinoinnin kieltäminen onnistuu yrityksen asiakastiedotteen tai uutiskirjeen lopusta löytyvällä peruuta tilaus -kohdasta.

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilötietolain mukaisella tavalla hänestä säilytettävät tiedot. Tiedot saa rekisteristä kirjallisella pyynnöllä. Pyynnön käsittelyn jälkeen tiedot toimitetaan asiakkaalle erikseen sovitulla tavalla. Mikäli havaitset tiedoissa virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi ottamalla yhteyttä osoitteeseen asiakaspalvelu@mavaja.fi.

Rekisteröidyllä on lisäksi seuraavat oikeudet:

• saada tieto henkilötietojen käsittelystä
• päästä omiin tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat käsittelemämme henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja / tai virheellisen henkilötiedon oikaisua sekä näiden tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojen poistamista
• peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koetaan, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
• vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista

Tarkastusoikeus

Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Tarkastuspyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai

poistamista. Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Huomioithan, että sinulla on oikeus poistattaa kaikki henkilötietosi vain, jos meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojesi käsittelyä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (eli viimeistään kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi sähköisessä muodossa toiselle palveluntarjoajalle. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle yllä olevilla yhteystiedoilla ja rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti tai sähköisesti. Markkinointirekisterissä tietoja säilytetään toistaiseksi. Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Verkkosivustolla vieraileva voi tyhjentää tai estää evästeet ja muun seurannan selaimen tai laitteen asetuksista, mutta tämä voi heikentää käyttäjäkokemusta tai aiheuttaa toimintahäiriöitä verkkosivuston käytössä. Evästeiden tyhjentäminen ei lopeta kokonaan tiedon keruuta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, asiakkaan kotisivuilta tai muulla vastaavalla tavalla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Mikäli asiakkaan henkilötietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle, kuten esimerkiksi alihankkijalle tai tavarantoimittajalle, ilmoitetaan siitä asiakkaalle suullisesti tai kirjallisesti erikseen. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle ilman asiakkaan erillistä suullista tai kirjallista hyväksyntää.

Henkilötietojasi käsittelevät:

• yhtiömme ja sen työntekijät
• yhtiö, joka vastaa verkkosivujemme toiminnasta (Sininen Härkä Oy)
• yhtiö, joka siirtää tilaukset verkkokaupasta laskutusohjelmaan (Flashnode Oy)
• maksunvälittäjä, joka vastaanottaa sinulta maksun (Paytrail Oyj)
• kuljetusyritys, joka kuljettaa tavaran sinulle (Posti Group Oyj, Oy Matkahuolto Ab, Shipit Oy Ab)
• tilitoimisto, joka kirjaa tilauksen kirjanpitoomme (Taitotalous Oy)
• yritys joka toimittaa laskutusohjelmamme (Netvisor / Visma Solutions Oy)

Rekisterin suojaus

Mavaja pitää asiakkaan henkilötiedot luottamuksellisina ja varmistaa, että kaikki asiakkaan henkilötietojen käsittelyä hoitavat henkilöt ovat sitoutuneet luottamuksellisuuteen tai heitä koskee soveltuva lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Asiakkaan henkilötiedot on suojattu virustorjunta- ja vakoiluohjelmien poisto-ohjelmilla verkossa. Fyysisesti verkkosivujen palveluntarjoajan tiloihin ja sitä kautta Mavajan asiakkaan henkilötietoihin ei ole pääsyä ilman, että joku palveluntarjoajan palkkalistoilla oleva henkilö on fyysisesti paikalla samassa tilassa. Näin voidaan varmistaa, että asiattomat tahot eivät pääse tietoihin käsiksi. Tilat on suojattu sähköisesti lukituilla ovilla sekä valvontakameralla ja tietokoneet erikseen henkilökohtaisilla salasanoilla.

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa yrityksen tiloissa ja hävitetään, kun se on saatettu sähköiseen muotoon.

Evästeet

Evästeet (cookies) ovat dataa, joka tallentuu sivustoa selaavan kävijän koneelle yleensä muistiksi jo tehdyistä toimista. Esim. sivuston käyttäjän tekemistä valinnoista, täytetyistä yhteystiedoista tai muusta vastaavasta sivuston käyttöä helpottavasta datasta tallentuu monesti eväste. Näiden tietojen avulla voimme kehittää palveluamme ja käyttökokemusta. Joissakin tapauksissa käytämme evästeitä myös tallentaaksemme käyttöä helpottavia asetuksia, kuten esimerkiksi sisäänkirjautumistietoja. Evästeet ovat tavallisia tekstitiedostoja, eivätkä ne vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeet ja Mavaja

Käytämme sivustollamme evästeitä, ja meidän velvollisuutemme on ilmoittaa niistä. Myös kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palvelussamme. Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi yhteistyössä olevat mainostajat tai mainosverkostot sekä erilaiset mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajat. Alla listaus käyttämistämme evästeistä ja tietoa siitä, mihin niitä käytämme.

Google Analytics

Google Analyticsin avulla seurataan esimerkiksi sivuston kävijämääriä ja kävijöiden liikkeitä. Tätä dataa ei kuitenkaan pysty yhdistämään keneenkään henkilökohtaisesti. Googlelta saadun tiedon avulla voidaan myös kohdentaa mainoksia.

Ostoskori

Ostoskori kerää talteen asiakkaan valitsemat tuotteet verkkokaupasta, jotta ne löytyvät kaikki samasta paikasta tuotteiden valitsemisen päätteeksi. Ostoskori kerää tuotteista myös esim. kokovalinnan ja pitää sen varattuna hetken aikaa, koska varastosaldot ovat pieniä.

Jonotuslista

Jos asetut jonotuslistalle tallentuu sähköpostiosoitteesi automaattisesti asiakasrekisteriimme. Ohjelma luo sinulle automaattisesti käyttäjätunnuksen ja salasana ja saat meiltä sähköpostin asiasta. Heti kun tuotetta saapuu varastoon lähettää ohjelma automaattisesti jokaiselle kyseisen tuotteen jonotuslistalla olevalle henkilölle sähköpostin.

Kassa

Kassa käyttää evästeitä asiakkaan tietojen täyttämisessä esim. selaimen kautta asiakkaan ostokokemuksen parantamiseksi ja helpottamiseksi. Näissä yhteyksissä myös käyttäjän henkilötietoja tallennetaan, mutta niitä ei koskaan luovuteta kolmannelle osapuolelle ja kaikki tiedot ovat hyvässä turvassa palomuurein ja vahvoin salasanoin suojatussa ympäristössä.

Oma tili

Oma tili tallentaa asiakkaan itse antamat tiedot sekä ostetut tuotteet, asiakkaan shoppailun helpottamiseksi myös jatkossa.

Tuotearviot

Jos kommentoit ja arvostelet tuotteitamme, evästeet ovat mukana. Lue lisää Jetpack-nimisen lisäosan evästekäytännöstä täältä: https://jetpack.com/support/cookies/.

Yhteydenottolomake

Sivuston eri yhteydenottolomakkeet keräävät myös evästeitä. Näissä yhteyksissä myös käyttäjän henkilötietoja tallennetaan, mutta niitä ei koskaan luovuteta kolmannelle osapuolelle ja kaikki tiedot ovat hyvässä turvassa palomuurein ja vahvoin salasanoin suojatussa ympäristössä.

Yhteenveto

Mavaja kerää kävijöistään dataa. Datan kautta kerättyjä, sekä sivuston käyttäjän itsensä antamia henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain Mavajan työntekijöiden toimesta ja niitä säilytetään niin kauan, kun tarpeelliseksi nähdään, ottaen huomioon tietojen käyttötarkoitus. Esimerkiksi uutiskirjeen tilaajien tietoja voidaan säilyttää niin kauan, kun asiakas haluaa uutiskirjeen saada. Käytämme evästeitä niin, ettei kenenkään sivuston käyttäjän yksityisyydensuojaa loukata. Tietoja ei myöskään käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen. Sivuston käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sen, että sivusto ei toimi parhaalla mahdollisella tavalla.